Тайм менеджмент и Outlook

Пользу от ведения списка дел (to do list) трудно переоценить. Особенно в административной или смешанной деятельности. И правда, очень удобно. Записал, что нужно сделать, расставил пункты в порядке убывания приоритета и начал выполнять. Запланированная заранее работа становится эффективнее и психологически приятнее. В конце дня или недели имеешь список уже выполненных дел. Пусть сами дела не имеют видимого результата. Например, позвонить в автомастерскую, поздравить с днем рождения начальника, подкачать колеса у машины. Зато сам список выполненных дел вполне является вещественным доказательством того, что дела сделаны, приносит удовлетворение и является стимулом для работы в будущем. Разумеется, список дел является прекрасным дополнением к желанию делать эти дела и вряд ли решит проблему нежелания работать вообще.

Компьютер позволяет автоматизировать список дел и снабдить его такими приятными возможностями, как напоминания и привязка к календарю. Существует масса компьютерных программ, реализующих ведение списка дел. Они позволяют задавать время выполнения дела и умеют выдавать напоминание о том, что пора приниматься за дело. Однако все они имеют концептуальную недоработку – разделение понятий дела и напоминания об этом деле. А ведь это в корне не верно. Рассмотрим пример.

Завтра нужно поздравить тещу с днем рождения. В электронном списке дел заводим дело на завтра на 10:00 с напоминанием. На следующий день приходим на работу, в 10:00 возникает напоминание. Звоним теще, там занято. Вполне логично отложить это дело на 10 минут и через 10 минут позвонить опять. Но какую возможность предоставляют стандартные электронные списки дел? Отложить напоминание на 10 минут, чтобы через 10 минут оно возникло еще раз. А само дело в списке как было, так и остается запланированным на 10:00. Но разве напоминание мы хотим отложить в данном случае? Конечно нет. Мы хотим отложить само дело! Со всеми вытекающими отсюда последствиями, такими как перемещение дела в календаре, предупреждение о пересечении этого дела с другими и пр.

Далее рассмотрим ситуацию, когда возникает напоминание о том, что нужно поздравить тещу. Одновременно возникает напоминание о том, что нужно идти на собрание. Но разве это напоминания? Конечно нет. Это – активные дела, которые нужно делать сейчас, подмножество общего списка дел. Таким образом, понятие напоминания не нужно вообще. Нужно лишь понятие списка активных дел, куда дела из общего списка попадают автоматически. Плюс нотификация о попадании в активный список нового дела.

Допустим на завтра 10:00 запланировано 3 деловых звонка и написание статьи. Звонки занимают по 5 минут каждый. А статью нужно писать целый день. Разве нужны 4 напоминания в данном случае? Конечно нет. Нужен список активных дел из 4-х пунктов, к выполнению которого можно непосредственно приступить. Сначала всем позвонить, а потом углубиться в создание текста. Если до кого-то дозвониться не удалось, то можно отложить это дело. Причем дело остается в активном списке, пока не будет выполнено или отложено. Напоминание вряд ли можно оставить надолго. Оно мигает, отображается поверх остальных окон, много напоминаний мешают.

Рассмотрим еще один пример. Допустим, на завтра пришлось отложить написание статьи. Но еще неделю назад на завтра была отложена поездка в соседний город. Вполне логичное желание – узнать об этом сегодня. В момент переноса написания статьи на завтра предупреждение о том, что это пересекается с поездкой в город, также может быть приятно. Казалось бы, очевидный функционал, но он не может быть реализован посредством напоминаний.

Применяя такой подход, можно вести сразу несколько дел. Чередование происходит эффективно, т.к. переход к другому делу происходит в нужный момент. Абсолютно исчезает проблема различия в продолжительности выполнения дел. В одном списке могут присутствовать такие дела, как поздравить тещу и написать докторскую диссертацию. Появляется напоминание о докторской, звоним научному руководителю, там занято, откладываем диссертацию на 10 минут, звоним теще и т.д. Получается, что в списке дела должны лишь без труда разделяться на подзадачи тем, кто их выполняет, а их размер не важен.

Еще пример. Пусть необходимо ответить на форуме на ключевой вопрос по своему продукту. Заносим это дело в список. Идем на форум, отвечаем на вопрос. Дело сделано? Пока непонятно. Ведь тот, кто вопрос задал, может не удовлетвориться ответом и задать еще пару уточняющих вопросов. Поэтому вместо того, чтобы дело вычеркнуть, откладываем его на 4 часа. Пока занимаемся другими делами, не боясь забыть что-либо. Через 4 часа всплывает напоминание. Идем на форум, проверяем. Новых вопросов не поступило. Дело сделано? Пока непонятно. Вдруг все-таки будут дополнительные вопросы. Не проблема. Откладываем дело еще на 8 часов. Потом отложим на 3 дня, потом на неделю. Ну а потом можно и вычеркнуть. Дело сделано. И никаких тревог, а главное, физических возможностей забыть о делах, да и голова свободна.

Внезапно на помощь приходит Microsoft Outlook. Причем нужная функциональность получилась случайно, и разработчиками явно не задумывалась. В Outlook можно создать назначение (appointment) или собрание (meeting request) или другой элемент с привязкой к календарю, какой именно не важно. Главное - задаем для этого элемента напоминание (reminder). Причем время для элемента можно назначить в прошлом. Тогда напоминание сразу же появится в окне напоминаний в числе других, ранее возникших, напоминаний. Теперь забываем про appointment, который вызвал напоминание, и воспринимаем список в окне напоминаний как список своих дел. Каждый элемент этого списка можно вычеркнуть (dismiss) или отложить (snooze), выбрав время, через сколько напомнить. При этом выбор достаточно богат. Можно отложить на 5 минут, а можно и на неделю.

Т.к. напоминания в Outlook делались, исходя из немного других соображений, то есть пара существенных, но не фатальных недостатков. Во-первых, если случайно вычеркнуть или отложить какое-то дело, то невозможно вернуть его назад. Дело пропадает из списка напоминаний, т.к. там присутствуют только активные дела, т.е. возникшие напоминания. Во-вторых, невозможно просмотреть динамически сформированный план действий на завтра. Т.е. невозможно увидеть список отложенных дел, желательно с привязкой к календарю.

Рекомендации существующих программ с описанной функциональностью приветствуются. Предложения о создании такого продукта – тоже.